Entrevista a Bea, responsable de comunicación del «Copeo de tu vida»

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Captura de pantalla 2022 11 24 a las 13.23.36El Copeo de tu Vida

Como ya es costumbre empezamos agradeciendo la participación de Bea responsable del área de en el Copeo de tu vida. La fiesta de moda entre los jóvenes universitarios, ya no solo de Salamanca sino de toda España.

Para comenzar, cuéntanos ¿qué es esto del copeo de tu vida? en qué consiste y de dónde viene esta idea. y cuál es tu papel dentro de este proyecto.

Se hacen dos al año, uno en marzo y otro en octubre. Es un día para disfrutar, pasarlo bien, lleno de música , de ambiente universitario a tope , en fin un día para disfrutar.

La idea nace de un grupo de estudiantes que no hay ninguna fiesta de día que supere las 1000 personas. Entonces, con la intención de dar la opción de algo nuevo, algo diferente. 

Mi papel dentro de este proyecto, aunque todos hacemos un poco de todo, llevo sobretodo el tema de las redes sociales, la comunicación el equipo de los relaciones públicas…

Entendemos que es difícil pero… dinos las tres claves de éxito del “Copeo de tu vida”

Creemos que ha funcionado tan bien porque es una fiesta de estudiantes para estudiantes. Entonces todo lo que se hace y se piensa es desde la perspectiva de los asistentes, por lo que mola mucho. También por supuesto, que es algo nuevo, que no había en Salamanca, entonces hemos conseguido ir enganchando a la gente.

 También ha sido clave que nos renovamos mucho o que sabemos siempre estar un poquito más allá que en la edición anterior. Intentamos sorprender, que los asisten piensen que ha mejorado respecto a sus anteriores experiencias.

 ¿Os esperabais que el proyecto creciera tanto en tamaño y repercusión?

Yo creo que nunca que te esperas que algo crezca tanto. Nos dicen: “joe chicos, no os dais cuenta de que estáis haciendo algo guay, algo grande”

Bueno vas haciendo , vas queriendo mejorar y de repente ves que de una edición a otra, hay más gente con más ganas, más venta de entras, ves un cambio. Sobretodo en redes sociales, cuando empezamos a anunciar la venta de entras ves la ilusión de la gente, entonces dices ¡bua! es algo que no te esperas pero que siempre has querido conseguir . Aunque el objetivo siempre ha sido crear algo diferente, algo guay, un ambiente diferente que no fuera solo por facultades.

¿En qué consiste esta fiesta?

Son 12 horas de música ininterrumpida. Empieza a media mañana sobre las 12 y acaba a las 12 de la noche. Se genera un auténtico ambientazo entre los jóvenes de Salamanca y cada vez de más ciudades de España. Por ejemplo en música este año hemos tenido hasta 14 Djs tanto locales como nacionales, repartidos en dos escenarios, además de un montón de sorpresas. En la fiesta puedes adquirir tu bebida, puedes también llevarla desde casa. También contamos con la colaboración de patrocinadores y tenemos nuestra propia tienda de merchandising.

 Es un día para pasarlos bien, cantar, bailar, estar con amigos, para “mamonear” como nos gusta decir a nosotros.

¿Quiénes conforman el equipo actual del “copeo de tu vida”? (nombre de la persona, puesto que ocupa, y tareas de las que se encarga)

Actualmente en la organización somos tres, aunque por supuesto tenemos a mucha gente currando con nosotros porque si no sería imposible llevar a cabo el proyecto: nos encontramos con el equipo de relaciones públicas, quienes nos hacen todos los diseños, los programadores, todos los de logística, patrocinadores y demás… Pero sí el equipo está conformado por tres personas.

 Aunque todas las decisiones las tomamos juntos, si es verdad que estamos un poco repartidos, lo que es algo que ha ido surgiendo con el tiempo. Está Jaime, que fue un poco la cabeza pensante, quien ideo y pensó toda esta locura del copeo. Él lleva la música, los Djs, las sorpresas, el merchandising. Luego está Manuel, que se encarga de todo el tema de la logística, los patrocinios y la parte legal. Y por último estoy yo, Bea, que llevo las redes sociales, la comunicación, el equipo de relaciones públicas y la atención con los asistentes.

¿Por qué el “copeo de tu vida” es una fiesta diferente a todas las demás?

Bueno, como dije antes, creo que la clave de todo es que es una fiesta de estudiantes para estudiantes, una fiesta de jóvenes universitarios. De hecho nosotros mismos, cuando empezamos íbamos a la propia fiesta, nuestros amigos venían…

 Siempre nos hemos puestos desde las perspectiva de los asistentes, y preguntándonos: ¿qué me gustaría a mí como estudiante? ¿con qué nos lo pasamos bien? Etc. De hecho por eso tenemos un equipo de relaciones públicas universitario , porque son ellos los que nos ayudan mucho a enfocar y a ver qué cosas pueden funcionar y que cosas no tanto.

 Luego la estrategia, siguiendo un poco con esa línea, es estar siempre muy cercanos en redes, ser muy naturales, intentar contestar a todo el mundo, ser transparentes. Creo que esta estrategia junto con que en la fiesta los asistentes disfrutan mucho es la fórmula del éxito del Copeo.

¿Cómo surge el proyecto? En algunos casos, los proyectos que nacen con una intención acaban transformándose en otras muy distintas. Queremos conocer el proyecto un poco más.

Surge como un grupo de jóvenes estudiantes universitarios en Salamanca que ven que no hay mucha opción de fiesta de día, solo hay capeas y ni siquiera hay alguna especialmente grande. Entonces, con la idea de ofrecer algo nuevo al público surge el copeo, y creemos que desde entonces estamos consiguiendo que muchos estudiantes tengan más opciones a la hora de pasárselo bien.

Los comienzos siempre dicen que son duros…¿ Cómo fueron vuestros primeros pasos?

Si, como todo. Eramos jóvenes e inexpertos e íbamos un poco como a ciegas, no sabíamos exactamente cómo hacer las cosas. Entonces empezamos con una fiesta pequeñita, creo que unas 500 personas y obviamente a nivel organización tuvimos muchos errores pero por suerte todo salió bien y los asistentes disfrutaron mucho. Ya nos preguntaban que para cuándo la siguiente y es de ahí donde surgió la idea de hacer dos fiestas al año.

Así fue como empezamos, poco a poco y aprendiendo mucho mucho del error. Al final tratamos de hacer algo, si se falla buscamos los errores y los corregimos. Esta forma de trabajar la seguimos manteniendo hoy en día.

Identifica los tres aspectos clave que crees que ha hecho que el copeo de tu vida pase de ser un proyecto en la mente de unos cuantos jóvenes, a ser uno de los eventos festivos más de moda en Castilla y León:

Como venimos hablando en las preguntas anteriores, la clave es mantenernos siempre jóvenes con el enfoque de pensar en los estudiantes y en sus necesidades.

La segunda podría ser el crecimiento progresivo, hemos ido poco a poco, manteniendo el crecimiento a lo largo de estos últimos 6 años, esto nos ha permitido ir aprendiendo de nuestros errores, mejorando nuestra organización y el evento en sí.

 Y por último, viene relacionado con lo anterior, que a medida que hemos ido mejorando hemos conseguido generar intriga respecto a la siguiente edición, ya que al estar constantemente mejorando, nuestros asistentes siempre se ven sorprendidos.

A medida que el proyecto ha ido creciendo, ¿cómo ha sido vuestra política de contratación? ¿Cómo es “grosso modo” la estructura interna de la empresa, cómo repartís los recursos y tareas entre el personal?

A aparte de las tres personas que conformamos la dirección del proyecto, tenemos a bastantes personas trabajando con nosotros. En la parte de los relaciones públicas, área de la que me encargo yo personalmente, nos encargamos de la atención a los asistentes y la venta de entradas y promoción del evento. Luego Jaime es quien se encarga más de la contratación de los Djs y artistas, Manuel se encarga de todo el tema de los camareros ( contratación y gestión del equipo), del mntaje y desmontaje de la finca. También tenemos a una persona encargada de diseñar toda la cartelería. Tampoco nos debemos olvidar de los fotógrafos, filmakers y programadores, cuya labor también es fundamental para el proyecto.

¿Cuáles han sido los problemas más complejos a los que habéis tenido que encontrar solución?

El problema más grave que hemos tenido ha sido la pandemia, porque nosotros teníamos fijada la fecha para el copeo de marzo 2020 el día 14 y la cuarentena empezó justo la noche antes, por lo que tuvimos que posponerlo. Esto fue bastante complicado ya que nos tocó desmontar la finca que ya estaba lista, las entradas estaban vendidas… bueno un auténtico lío.

 No teníamos ni idea de que hacer, bueno nosotros y todo el mundo en ese momento. Nos tocó trabajar un poco sobre la marcha para ver qué podíamos hacer y qué no. Todos los pasamos mal, ya que era algo que se nos escapaba de las manos. Al final todo salió bien, pudimos encontrar otra fecha, la cual ya fue en octubre de 2021 y conseguimos devolver y descambiar todas las antiguas entradas por las nuevas y fue todo un éxito.

Hoy por hoy el “Copeo” es una fiesta conocida entre los universitarios salmantinos, pero llegar a este punto seguro que no ha sido nada fácil, cuéntanos un poco cómo habéis conseguido ir ganando tanta repercusión tanto a nivel local como nacional.

Si es verdad que hay cosas que están muy pensadas como por ejemplo: que haya un generador para que si se va la luz en algún momento tener solución, estamos muy pendientes de reponer los productos que se van consumiendo, si alguien del personal falla, tener claro quien lo sustituirá…

 También hay muchas cosas que como he dicho anteriormente, aprendemos del error, por ejemplo: el pasado marzo tuvimos que aplazar la fiesta dos semanas por el mal tiempo y no teníamos bien pensado el protocolo de devolución, ya que son cosas que nunca piensas que te vayan ha pasar, hasta que te pasan. Al final se hizo, pero fue mucho más complicado que si lo hubiésemos previsto con más anterioridad. Hoy por hoy hay hemos aprendido de esta situación y tenemos todo previsto si se dan situaciones como esa.

El proyecto ya cuenta con la asistencia de miles de jóvenes, ¿cómo gestionáis el trato con los asistentes? (cómo contactar con ellos, si tenéis o no canales de comunicación directa,

Nuestra vía principal de comunicación con nuestros asistentes es el Instagram, entonces, aunque cada vez cuesta más , nuestra intención es seguir contestando a todos nuestros mensajes para mostrarnos cercanos, solventar dudas y estrechar al máximo la relación con nuestros asistentes.

 Por ejemplo para hacerlos aún más participes intentamos a través de Instagram que nos digan la música que les gustaría escuchar, de esta forma podemos saber mejor cuáles son sus gustos y acercarnos más a lo que les gusta y divierte.

¿Cuáles serán los futuros eventos del “Copeo”? ¿Habrá elementos nuevos y cambios respecto a las anteriores ediciones?

Bueno pues estamos trabajando en la edición de Marzo, que pronto confirmaremos la fecha. Y como siempre habrá muchos cambios respecto a las anteriores ediciones y muchísimas sorpresas más, pero no lo puedo decir.

Muchísimas gracias Bea por tu participación, ha sido todo un placer escucharte y oír hablar de un proyecto tan interesante e innovador. Sois un claro ejemplo de emprendimiento joven. Mucha suerte para las próximas ediciones, que seguro seguirán siendo un éxito.

 

 

 

 

 

 

Autor

Estudiante de 4º de Marketing y Comunicación en UPSA. Me apasionan las marcas, la estrategia de negocios y la comunicación. En mi tiempo libre soy emprendedor y proactivo, siempre estoy lanzando y pensando nuevos proyectos. También disfruto de leer y de hacer deporte, a poder ser compitiendo.