¿Cómo puedes hacer efectivas las reuniones de departamento y/o equipo en tu empresa? Parte II

En la anterior entrega “¿Cómo puedes hacer efectivas las reuniones de departamento y/o equipo en tu empresa?” Parte I  te hemos explicado aquellos aspectos básicos que tienes que tener en cuenta al organizar tus reuniones de trabajo con el personal. Pero en esta segunda parte, vamos a profundizar aún más en detalles que es conveniente considerar para asegurar no solo el aparente éxito que pueda tener la reunión, sino que sea efectiva y rentable. De eso se trata.

1º) Distribuir la agenda de reunión una semana antes

Para que se obtenga un buen rendimiento de la reunión, la gente tiene que no solo saber de qué se trata, sino tener la información. Además, hay mucha de esta información a tratar que dependen de los propios empleados. Porque tendrán que aportarla, en particular ante las preguntas del jefe y/o director general, o tú como propietario que quieres seguir de cerca los logros de tu personal. O sea, tienen que contar con el tiempo suficiente para prepararse y plantear cualquier punto adicional.

2º) Dar la bienvenida y hacer los primeros reconocimientos

Es elemental que las personas se saludan al entrar a la empresa cada mañana, pero no necesariamente el jefe o el director ve al personal cuando se dirigen a sus puestos de trabajo. Entonces, no hay que dar por hecho que ya se den por saludados. Hay que saludar remarcando muy bien la intención de parte de la dirección del entusiasmo que significa reunirse con todo el personal. El valor que se le atribuye a la contribución y esfuerzo de todos los equipos.

Entonces, una vez dada la bienvenida, a continuación, hay que proporcionar cualquier noticia destacable (por ejemplo, nuevo cliente, novedades sobre un determinado proyecto, o la incorporación de un nuevo miembro del equipo).

Pero también es conveniente que en tu papel de propietario y/o jefe y/o director, hagas los elogios y reconocimientos hacia el personal por los logros alcanzados, o sea, vincular esfuerzo y dedicación, así como compromiso de las personas con los buenos resultados. A esto se le pude dedicar cinco o siete minutos. Claro está, esto depende, de sí se produce alguna intervención de una de las personas aludidas en el reconocimiento que has hecho sobre el trabajo.

Este reconocimiento tiene la parte de pasado (lo acontecido) y la presentación del futuro (lo que se va a discutir en la reunión). Pero siempre es conveniente anticipar la temática, insistiendo en los aspectos que más interesan resolver para, por ejemplo, encarar la segunda etapa de un proyecto, o poner en marcha el lanzamiento de una campaña de marketing, etc.

Sabemos que el personal ya tiene la información con una semana de antelación, pero el enfoque que haces como responsable, es esencial para que todas las personas vean el nivel de integración y compenetración que hay entre la plantilla y la dirección. Que es un camino que están recorriendo juntos y tienen que seguir coordinándose muy bien para que se sigan manteniendo los buenos resultados.

3º) Adentrarse en detalle en logros personales y de equipo

Como responsable de la empresa tienes que hacer una diferencia entre ciertos logros conseguidos a nivel personal, por ejemplo, de un nuevo acuerdo comercial con un importante cliente que lo ha llevado directamente una persona; en cambio, sobre aquellas metas cumplidas por el equipo, debes resaltar la importancia de la cohesión del mismo y la mayor autonomía de decisión que desde la dirección se le ha otorgado a todos los miembros de equipos y departamentos que están en contacto directo con la clientela.

El reconocimiento individual no es malo, sino que debe hacerse con el debido tacto para que el resto de personas no se sientan menos, o que tengan la percepción de que no cuentan. De ahí que tú como responsable, en el caso que como estamos ejemplificando tienes que reconocer ese logro del nuevo acuerdo gracias a la gestión de determinada persona, inmediatamente tienes que no solo hablar de los objetivos cumplidos por otro equipo y/o departamento, sino de individualizar a varios de los presentes en buenos resultados obtenidos, aunque no sean relevantes, pero que sí son los que a diario hacen que la rueda operativa se mantenga en movimiento.

Por ejemplo, a veces, las personas de administración no tienen el reconocimiento que se merecen por la tediosa tarea de que los datos estén al día, que la relación con proveedores no provoque tiempos muertos por falta de un insumo industrial necesario para elaborar determinado producto, o que se haya pasado por alto una facturación de un cliente importante a la espera de una rectificación que había que hacer en la factura y que por motivos de falta de comunicación con el cliente no se ha finalizado dicho trámite.

En definitiva, todos los empleados cuentan y los elogios deben caberles también, a todo el grupo, que sientan que ninguna persona se ha quedado atrás en dichos logros y especialmente en los reconocimientos que la dirección está haciendo de ellos.

También es el momento en la introducción que estás haciendo de la reunión, de hacer comentarios positivos de los clientes, especialmente aquellas relaciones comerciales de las que se sabe se van a poder incrementar próximamente. Por tanto, es conveniente resaltar quién o quiénes tienen más proximidad con ese o esos clientes, y solicitar todo el apoyo del resto del personal, para que nada se demore y que haya un colaboracionismo profesional entre todos los departamentos. Lo que prevalece para fortalecer el crecimiento de cada persona (su desarrollo personal), es que no solo pueda hacer esa contribución al valor que cada persona está añadiendo a toda la cadena de valor, sino que vea que de la manera en que se está coordinando y dirigiendo es la más conveniente, que es abierta, transparente y que busca el beneficio individual y empresarial sin exclusiones.

4º) Incrementar la motivación de los empleados

Cuando todo lo dicho entre 1º) y 3º) se lleva razonablemente, lo que estás haciendo como propietario y/o responsable, es aumentar la motivación del equipo y empoderar a los empleados.

Por ello es importante hacer un seguimiento sobre los hechos más relevantes de la semana anterior a la reunión que se está teniendo, a fin de que esté en la mente del personal todos y cada uno de los diferentes elementos que componen la operatoria diaria de la empresa dignos de ser destacados. Por la sencilla razón, de que algunos se convertirán en patrones de comportamiento, como consecuencia de los buenos resultados obtenidos con determinado sistema aplicado.

Esto también es importante desde el punto de vista del reconocimiento, ya que alguno de esos datos importantes a ser destacados, se ha debido directamente a la decisión autónoma de un empleado (mayor autonomía decisoria) que ha evitado pérdidas de tiempo y ha dejado (lo más importante) no solo resuelto el problema con el cliente, sino que éste haya quedado muy satisfecho.

5º) Actualizaciones de objetivos de la empresa

Es muy interesante que una vez terminada esta primera fase de la reunión, el responsable entre en lo que se puede calificar como actualización de metas y por supuesto objetivos a cumplirse.

Aquí es dónde se requiere una buena participación de todos, porque las intervenciones estarán evidenciando cómo se están utilizando las diferentes herramientas y procedimientos de los que dispone la compañía para cumplir con los presupuestos y por supuesto, con los objetivos del Plan de Negocio.

Para ello es conveniente utilizar los KPI sigla que proviene de la frase en inglés “Key Performance Indicator” (indicador clave de rendimiento), que es una métrica cuantitativa que muestra cómo tu equipo o empresa progresa hacia sus objetivos empresariales más importantes. Esto ayudará a tu equipo a priorizar sus tareas de acuerdo con los objetivos de la empresa.

6º) La contribución individual de cada empelado en cada proyecto

Es importante hacer hincapié en las responsabilidades y horas de dedicación, así como el estado de avance de los diferentes proyectos en los que los empleados están participando. Es conveniente, darle la palabra a cada uno, para que brevemente describa su tarea y responsabilidad actual (se sentirá como parte de la familia y además reconocido), pero especialmente le solicitarás a cada uno que relate brevemente los obstáculos, retos y demás inconvenientes que han tenido que ir superando.

En base al estado de situación de los diferentes proyectos, podrás en la misma reunión, reasignar tareas de refuerzo, por ejemplo, al equipo que está más demorado en su agenda y requiere de un esfuerzo de horas y personal adicional. Para ello, hay que explicar el contexto en el que se encuentra la tarea y por qué, cómo y cuándo se debe completar el trabajo.

7º) Temas pendientes

Es conveniente que le preguntes a todos los integrantes de la reunión si creen que queda algún comentario pendiente. Ocurre a veces, que la reunión ha ido como la seda, que no ha habido interrupciones más que por las propias explicaciones solicitadas a cada miembro. Pero no hay que confiarse, ya que muchas personas se guardan comentarios porque o creen que puede caer mal al jefe o al resto de compañeros, o que lo que tienen que aportar no es relevante.

Esto se resuelve con una buena dosis de liderazgo, ya que en tu calidad de propietario y/o máximo responsable, debes instar a que participen, que toda aportación es válida, porque las correcciones que se hacen siempre en las empresas (el llamado Feed-back o proceso de retroalimentación del sistema) parten de que los jefes faciliten las intervenciones, que se animen y no teman que les miren mal de parte de la dirección y de los compañeros. Que las personas ganen esa confianza es labor de los directores y buenos jefes.

En el caso de que no haya ninguno que quiera agregar algún tema, lo que hay que hacer es agradecer la presencia de todos por haber participado, sabiendo que tienen mucho trabajo y que cuesta encajar el tiempo de la reunión en las agendas personales.

Por último, deberás indicar cuando tendrá lugar la próxima reunión, que ya figura en la Guía de Reuniones, pero que es conveniente hacer el recordatorio.

8º) Completar formulario de la reunión

No menos importante es dejar constancia de todo lo dicho en la reunión. Debes recordarles a los asistentes que completen el formulario de comentarios para el día siguiente (no más tiempo porque de esta manera recuerdan con claridad todo lo dicho).

9º) Cuando se tratan asuntos delicados

En el caso de que se trate de asuntos muy sensibles al personal, como, por ejemplo, una denuncia que una empleada haya interpuesto contra un miembro de su equipo por acoso, lo que se aconseja en estas reuniones, es que:

– Sólo la integren las partes involucradas.

– Que la reunión cuente con un moderador del personal que sea independiente, que ayude a supervisar la comunicación entre los asistentes.

– Esta persona es normalmente un participante neutral que no tiene prejuicios en el resultado de la toma de decisiones.

10º) Cuando se abordan temas no relacionados con el objetivo de la reunión

Una de las peores cosas que se pueden producir como consecuencia de reunir al personal, es abordar temáticas no previstas (nadie las tenía presentes ni tampoco podrían haber sido preparadas con antelación), porque lo único que hace es causar malentendidos entre tu personal y, de hecho, puede ser perjudicial para tu negocio.

No hay que olvidar que uno de los objetivos principales de este tipo de reuniones con todo el personal, o de determinados departamentos y/o equipos, es mantener a todos en sintonía, discutir los objetivos de la empresa para impulsar el negocio, además de poner en evidencia en la misma reunión la voluntad de colaboración de unos equipos con otros.