Guía de Eventos Sostenibles en Salamanca

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¿Qué es un evento sostenible?

Con el término «eventos» se abarca un sinfín de modalidades de naturaleza diversa que van desde una reunión, una jornada local, un encuentro regional, o una conferencia internacional hasta un festival de música, una prueba deportiva, unas fiestas populares, o incluso un evento de carácter mundial, como una Exposición Universal o unas Olimpiadas. De forma general podemos clasificar los eventos en tres grandes grupos:

  • Eventos congresuales y/o reuniones de trabajo
  • Eventos deportivos
  • Eventos culturales y lúdico-festivos

Los eventos no constituyen por tanto un patrón uniforme de actividad, al contrario, existen infinidad de modelos, cada uno con sus características y particularidades, lo que conlleva una serie de impactos ambientales, sociales y económicos derivados de ellos.

Esto redunda así mismo en la complejidad a la hora de establecer estándares de sostenibilidad específicos y uniformes debido a la inmensa cantidad de variables que se pueden dar.

No obstante, es indiscutible que un evento genera impactos (positivos o negativos) sociales, económicos y ambientales en el lugar donde se celebra y que los agentes sociales y económicos que intervienen en las distintas fases de un evento toman decisiones que pueden orientar el evento hacia la sostenibilidad, mediante la consideración de aspectos clave a nivel social, económico y ambiental.

Un evento sostenible busca reducir su impacto ambiental directo y dejar un legado positivo y perdurable en la comunidad local, generando diversas oportunidades y beneficios tales como la reducción de los costes del evento (mediante el ahorro energético, la reducción de residuos, etc.), el ecodiseño y la innovación ambiental (mediante la promoción de tecnologías y técnicas innovadoras en la gestión eficiente de recursos, etc.), la sensibilización (los eventos representan una oportunidad única para sensibilizar mediante la práctica a proveedores, participantes, promotores, etc.) y la mejora de la imagen de los organizadores y promotores.

¿Por qué apostar por los eventos sostenibles en Salamanca?

En el contexto de desarrollo de la estrategia Savia y el proyecto LIFE Vía de la Plata se van a celebrar en la ciudad eventos, entendiendo como tal los distintos talleres, sesiones de trabajo, jornadas, congresos, presentaciones, cursos, etc., que se presentan como un marco excepcional para fomentar una gestión más responsable de los eventos, promoviendo una corresponsabilidad ambiental y social entre los promotores y receptores de los mismos e insertando de forma transversal la sostenibilidad en las prácticas del día no sólo en el momento actual, sino como un carácter que, a partir de este momento, caracterice la celebración de eventos de todo tipo en Salamanca.

La importancia de introducir la sostenibilidad como uno de los criterios de organización de eventos radica tanto en el impacto ambiental, social y económico que generan en sí mismos como en la oportunidad que representan para fomentar prácticas más sostenibles, tanto entre las empresas implicadas como entre las personas asistentes al mismo, dada su gran capacidad de proyección hacia la sociedad. De este modo, los eventos pueden contribuir a la estrategia general de Savia, para crear una ciudad más sostenible, saludable y con nuevas oportunidades económicas en clave verde.

Aspectos a considerar en la organización de eventos sostenibles

A continuación se pasan a detallar los aspectos de carácter medioambiental, social y económico a tener en cuenta en la celebración de eventos en Salamanca y, en cada uno de ellos, se señalan los objetivos de sostenibilidad que deberían perseguirse en cada caso para poder llevar la etiqueta de «eventos sostenibles».

3.1 ASPECTOS AMBIENTALES

3.1.1 Consumo de energía

El consumo de energía en eventos hace referencia a la energía consumida por la iluminación, sonorización, climatización, elementos electrónicos y transporte de pasajeros y mercancías utilizadas en el evento. En todos los casos, un mayor consumo de energía suele traer consigo una mayor emisión de gases contaminantes, ya que por lo general, gran parte de la energía necesaria tiene su origen en el consumo de combustibles fósiles. No obstante, la importancia de estas cuestiones no es puramente ambiental sino también económica, pudiendo reducirse de forma considerable los gastos debidos a la energía si se aplican medidas de ahorro energético.

Objetivos de sostenibilidad:

  • Reducir el uso de energía así como el coste de la misma.
  • Reducir las emisiones de gases de efecto invernadero. directamente asociadas con el evento.
  • Reducir las emisiones de gases y partículas contaminantes locales.
  • Promover el uso de energía proveniente de fuentes renovables.

3.1.2 Consumo de agua

El consumo de agua en eventos hace referencia al consumo de agua y el tratamiento de las aguas residuales generadas por el evento. El desarrollo del evento produce el consumo de agua en el lugar de celebración y a través de las actividades que forman parte del funcionamiento del evento y de los elementos que actúan de soporte del mismo (alojamientos, limpieza, catering, etc.). Por otro lado, las aguas residuales generadas en todas estas actividades suponen un impacto importante si no son correctamente gestionadas.

Objetivos de sostenibilidad:

  • Reducir el consumo de agua potable.
  • Reducir el impacto ambiental de las aguas residuales.

3.1.3 Generación y gestión de residuos

La generación de residuos en un evento hace referencia a los residuos de diferente origen que se producen en todas las fases de un evento. Estos residuos van desde los embalajes empleados en el transporte de instalaciones y materiales hasta los desechos orgánicos del catering. Existe una gran variedad de residuos a los que se tiene que dar un destino específico y adecuado a sus características. Por otro lado, la cantidad de estos varía en función de la magnitud del evento y de las posibilidades de reutilización y reciclaje de los elementos una vez utilizados.

Objetivos de sostenibilidad

  • Reducir la cantidad de residuos generados en las distintas fases del evento.
  • Promover una gestión eficaz de los residuos generados.

3.1.4 Emisiones atmosféricas de GEI

Las emisiones atmosféricas de un evento hacen referencia a los gases de efecto invernadero derivadas del transporte de materiales y personas con motivo del evento, emisiones derivadas del consumo energético (consumo de combustibles fósiles y consumo eléctrico), y emisiones derivadas del uso de materiales y recursos. Cuando se habla de gases de efecto invernadero (GEI) se suele hacer referencia al CO2 equivalente (CO 2eq), que incluye los 6 gases de efecto invernadero recogidos en el protocolo de Kioto: dióxido de carbono (CO2), metano (CH4), óxido de nitrógeno (N2O), hidrofloruorocarbonos (HFC), perfluorocarburos (PFC) y hexafluoruro de azufre (SF6). No
obstante, la Guía se centra en el cálculo de emisiones de CO2 y noincluye el cálculo para el resto de gases.

Objetivos de sostenibilidad

  • Reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.
  • Compensar las emisiones de GEI que no se puedan evitar.

3.1.5 Contaminación acústica

La contaminación acústica en eventos hace referencia al exceso de sonido o ruido producido en algunos eventos que altera las condiciones ambientales del lugar donde se celebra e implica molestias y riesgo o daño para las personas o para el desarrollo de sus actividades. El ruido en eventos es provocado por las aglomeraciones de tráfico, de gente, música de animación, actividades de megafonía, etc.

Objetivos de sostenibilidad

  • Prevenir y minimizar el ruido generado tanto en la organización como durante el desarrollo de un evento.

3.1.6 Contaminación lumínica

La contaminación lumínica es el resplandor luminoso nocturno o brillo producido por la difusión y reflexión de la luz en los gases, aerosoles y partículas en suspensión en la atmósfera, que altera
las condiciones naturales de las horas nocturnas. La contaminación lumínica en un evento hace referencia al exceso de iluminación provocada por un mal enfoque y aislamiento de las fuentes de luz, de forma que ésta se envía al cielo o a lugares que no debieran estar iluminados. Está provocada principalmente por un ineficiente y mal diseñado alumbrado exterior, la utilización de proyectores y cañones láser, la inexistente regulación del horario de apagado de iluminaciones publicitarias, monumentales u ornamentales, etc. La contaminación lumínica es, además, un indicador de baja eficiencia y desperdicio energético.

Objetivos de sostenibilidad

  • Regular el funcionamiento de las instalaciones, dispositivos luminotécnicos y equipos auxiliares de iluminación/alumbrado exterior y de iluminación/alumbrado interior para que no incidan de manera notoria y ostensible en ámbitos exteriores.

3.1.7 Consumo de materiales y alimentos

El consumo de materiales en un evento hace referencia al consumo de materias primas como papel, cartón u otros elementos entregados como material a los asistentes o empleados para la
difusión del mismo, así como los materiales empleados en los stands u otras instalaciones temporales propias de los eventos. Por otro lado, el consumo de alimentos en un evento hace referencia a los alimentos y bebidas distribuidas por los servicios de catering o de bar, los coffee-break, o los avituallamientos en una prueba deportiva.

Objetivos de sostenibilidad

  • Reducir el consumo de materiales y la generación de desechos.
  • Reducir el impacto ambiental indirecto en la atmósfera, agua y el suelo generado en la producción y distribución de los materiales y alimentos.
  • Favorecer el comercio local.
  • Favorecer los productos de Comercio Justo.
  • Promocionar los productos ecológicos.

3.2 ASPECTOS SOCIALES

3.2.1 Accesibilidad universal y señalización

Se entiende por accesibilidad universal de un evento la facilidad para acceder y participar de las actividades organizadas en el marco del evento. Se refiere tanto a la eliminación de las barreras físicas de acceso para cualquier persona (puertas de entrada, acceso a diferentes plantas, a los servicios, a los graderíos, etc.), como a las barreras visuales o sensoriales en los elementos informativos como es la página web o la señalización de los servicios básicos (WC, planos de salida de emergencia, etc.).

Objetivos de sostenibilidad

  • Garantizar el acceso de todas las personas a todas las actividades del evento.
  • Eliminar todas las barreras físicas, visuales o sensoriales del evento.

3.2.2 Relación con grupos de interés

Los grupos de interés de un evento son los individuos o colectivos que pueden afectar o pueden verse afectados por el desarrollo del evento. El éxito del evento depende en gran medida de estos
grupos de interés, y por lo tanto, es muy importante identificarlos correctamente así como disponer de canales para conocer sus expectativas e inquietudes.

Objetivos de sostenibilidad

  • Conocer las expectativas de los distintos grupos de interés.
  • Integrar las demandas de los grupos de interés en la organización del evento.

3.2.3 Impacto en la comunidad local

Cualquier tipo de evento conlleva una serie de impactos negativos y positivos en la comunidad local. En función de la magnitud del evento y de sus impactos, así como del volumen de personas
que vaya a movilizar, se entiende de distinta forma el concepto de comunidad local, que puede ir desde el barrio concreto donde se desarrolle el evento, hasta toda la ciudad de Salamanca. Es
importante analizar los impactos que el evento puede conllevar en la comunidad, e implantar las medidas necesarias para mitigar los impactos negativos así como potenciar los positivos. Los
impactos negativos que se pueden producir en la comunidad local incluyen: ruidos, problemas de movilidad en los alrededores (zonas de aparcamiento, colapso de los transportes públicos, calles cortadas al tráfico, etc.), conflictos derivados de la falta de civismo, aglomeraciones de personas en los alrededores del evento en horas punta de entrada y salida del evento, etc. También es importante identificar todos los impactos positivos que el evento va a conllevar en la comunidad local, y que van a contrarrestar los impactos negativos tales como: generación de empleo, generación de riqueza en los negocios ubicados alrededor del evento (restaurantes, hoteles, cafeterías, tiendas, parkings, etc.), imagen y promoción del barrio o ciudad, oportunidad para la mejora de la ciudad, etc.

Objetivos de sostenibilidad

  • Minimizar los impactos negativos derivados del evento en la comunidad local.
  • Potenciar los impactos positivos derivados del evento en la comunidad local.

3.2.4 Condiciones sociolaborales del personal

Las relaciones laborales confieren derechos y obligaciones, tanto a empleadores como a empleados, en beneficio tanto de la organización en cuestión como de la sociedad en general. En este
sentido, la organización debería asegurar la contratación formal de las personas que trabajan en el evento, asegurar los canales de comunicación oportunos en ambos sentidos, proporcionar
condiciones de trabajo decentes, etc.

Objetivos de sostenibilidad

  • Garantizar el cumplimiento de los derechos y obligaciones laborales en todos los ámbitos del evento.
  • Procurar las mejores condiciones sociolaborales posibles de las personas que trabajan en el evento.

3.2.5 Salud y seguridad en el trabajo

La salud y seguridad en el trabajo implica prevenir daños en la salud provocados por las condiciones laborales así como promover un alto grado de bienestar físico, mental y social de las personas que trabajan en cualquier actividad directamente relacionada con el evento.

Objetivos de sostenibilidad

  • Evitar cualquier tipo de accidente laboral en todas las actividades desarrolladas en el evento.
  • Conseguir un buen nivel de salud y seguridad en el marco del evento.

3.2.6 Diversidad e igualdad de oportunidades

Un evento puede aglutinar una gran diversidad de perfiles de personas, ya sean empleados, voluntarios, asistentes, participantes, contratistas, etc., con diferentes procedencias, religiones, edades,
entre otros. Para ello, el evento puede jugar un papel importante para respetar la diversidad y promover y garantizar la igualdad de oportunidades sin discriminación alguna por razón de género,
origen, pensamiento, raza, religión o cualquier otro motivo. El respeto a la diversidad y la igualdad de oportunidades son principios aplicables tanto a nivel interno (empleados) como a nivel externo (hacía los grupos de interés externos: asistentes, participantes, etc.), por lo que debe ser integrado de manera transversal.

Objetivos de sostenibilidad

  • Promover una cultura de respeto de la diversidad en todos los ámbitos del evento.
  • Garantizar la igualdad de oportunidades de todas las personas y la no discriminación en las distintas actividades relacionadas con el evento.

3.2.7 Formación y capacitación

La formación de las personas trabajadoras es un aspecto social a tener en cuenta en la medida que facilita el correcto desarrollo del trabajo, evita incidentes de seguridad y salud y fomenta la
capacitación de las personas. En la organización de un evento se debería asegurar que las personas trabajadoras (contratadas y voluntarias) han recibido la formación necesaria y adecuada de acuerdo con los requerimientos prácticos en relación a las tareas que deben desarrollar. Para ello, se deben establecer las medidas necesarias para facilitar la adquisición y actualización de
conocimientos y competencias que repercutan en el desarrollo y buen hacer de sus tareas dentro del evento y en su productividad.

Objetivos de sostenibilidad

  • Procurar la formación necesaria de las personas que trabajan en el evento.
  • Mejorar la capacitación de las personas vinculadas al evento.

3.2.8 Seguridad en los eventos

Planear y coordinar la seguridad es clave para conseguir con éxito un evento agradable y seguro, indiferentemente a su magnitud. Para la seguridad de cualquier evento, es necesario fijar unas medidas de protección visibles y entendibles para todos. Esto se refiere a los controles, la colocación de vallas, la presencia de policía o personal de seguridad, la acotación de entradas o el requerimiento de credenciales. Para los acontecimientos pequeños, la planificación y coordinación de la seguridad puede consistir únicamente en verificar que las medidas de seguridad están en regla, con el proveedor de seguridad. En cambio, en eventos más grandes o complejos, con frecuencia se requiere de un profesional de seguridad, que consulte con el comité o grupo organizador, el coordinador u otros miembros implicados en el evento.

Objetivos de sostenibilidad

  • Evitar cualquier tipo de incidente que pueda afectar el bienestar de las personas que participan en el evento.

3.3 ASPECTOS ECONÓMICOS

3.3.1 Valor económico generado y distribuido

La celebración de un evento tiene un impacto económico y unas consecuencias financieras positivas para el organizador del evento, la comunidad local más cercana y los grupos de interés
implicados. Algunos de los costes derivados de un evento pueden ser: inversiones en infraestructuras (construcción de nuevas instalaciones, y/o adaptación de las ya existentes y alquiler); costes
de organización (gastos en sueldos y salarios, seguridad, publicidad, actos promocionales, etc.); gastos de mantenimiento de las infraestructuras (conservación, limpieza, etc.). Los beneficios pueden provenir de: ingresos directos (ingresos de mercado obtenidos de la organización del evento en cuestión, incluyen los derivados de forma directa e inmediata de la celebración del evento como venta de entradas, derechos de emisión, patrocinadores, subvenciones, etc.) y de los efectos económicos inducidos: impactos positivos generados principalmente por los ingresos por turismo.

Objetivos de sostenibilidad

  • Procurar que el evento tenga un impacto económico positivo en el entorno.
  • Conocer el impacto económico del evento en el entorno local.

3.3.2 Colaboración con el desarrollo local

La celebración de un evento tiene un impacto directo en el entorno local donde tiene lugar, siendo una fuente generadora de beneficios directos, y también indirectos, de modo que contribuye al progreso y desarrollo local, principalmente, desde el punto de vista económico. Algunos impactos positivos de un evento son: generación de puestos de trabajo, dinamización del territorio, promoción del desarrollo local, etc. Para ello, es importante generar sinergias y crear vínculos a través de acciones de diálogo con los distintos agentes implicados para mejorar el desarrollo socioeconómico del entorno local, estableciendo redes y acuerdos de colaboración.

Objetivos de sostenibilidad

  • Fomentar el desarrollo local a través de las actividades relacionadas con el evento.
  • Contribuir a la riqueza y el empleo en el municipio y el entorno local.

3.3.3 Proveedores y empresas contratadas

Los aspectos de sostenibilidad se pueden hacer extensivos a los proveedores y empresas contratadas de productos y servicios para el evento. La extensión de los compromisos a través de las
relaciones comerciales hace referencia a la inclusión, además de los clásicos parámetros de calidad y precio, de parámetros ambientales y sociales en el proceso de homologación de proveedores
y subcontratistas, haciendo así extensivo el compromiso de sostenibilidad de la organización contratante.

Objetivos de sostenibilidad

  • Extender los compromisos de sostenibilidad a los proveedores y subcontratistas del evento.
  • Garantizar el cumplimiento de los requisitos básicos de los proveedores en cuestiones de sostenibilidad.

3.3.4 Transparencia y buen gobierno

En la organización de un evento se deben adoptar las medidas necesarias para satisfacer las necesidades y expectativas de los organizadores, generando el beneficio económico de forma responsable, de manera compatible y equilibrada con el resto de grupos de interés (personas trabajadoras -contratadas y voluntarias-, participantes, asistentes, comunidad local, etc.), en un marco de gestión basado en la transparencia y la honestidad.

Objetivos de sostenibilidad

  • Integrar los principios de una gestión sostenible en toda la organización, y transmitir este compromiso interna y externamente.
  • Establecer los mecanismos y sistemas de control necesarios para asegurar que las partes implicadas, principalmente la empresa organizadora, desempeñan sus funciones con honestidad y
    rigurosidad.
  • Garantizar una información transparente, relevante, veraz y contrastable, en todo lo concerniente a su gestión.

3.3.5 Servicio de atención a asistentes y participantes

El servicio de atención a asistentes y participantes (ponentes, artistas, expositores, deportistas, etc.) es un mecanismo que permite dar respuesta a sus necesidades antes, durante y después del
evento. Este servicio debería incluir: información previa al evento en cuanto a contenidos, horarios, lugar de celebración, precios, etc., asistencia durante el evento en cuanto a resolución de dudas,
recepción y respuesta de quejas y sugerencias, etc., y evaluación de la satisfacción tanto de los asistentes como de los participantes una vez finalizado el evento.

Objetivos de sostenibilidad

  • Proporcionar una correcta atención a todas las personas vinculadas a la celebración del evento.
  • Conocer y procurar el máximo grado de satisfacción de las personas asistentes y participantes.

3.3.6 Innovación

La apuesta por la innovación es vital para sobrevivir en mercados cada vez más globalizados, en los que las organizaciones deben competir mediante la incorporación continua de nuevas tecnologías y el desarrollo sistemático de nuevos conceptos, procesos y productos. En el caso de Salamanca, es importante aprovechar el conocimiento generado en la organización de un evento para transferirlo a otros, con el fin de poder celebrar eventos que generen un impacto positivo en el entorno.

Objetivos de sostenibilidad

  • Desarrollar y aplicar acciones innovadoras que proporcionen un impacto positivo en el entorno.
  • Diseñar acciones innovadoras en el terreno de la sostenibilidad.

Áreas de trabajo

A la hora de desarrollar un evento, es necesario tener en cuenta una serie de áreas de trabajo que conforman una parte fundamental de la organización. Para poder hacer de la sostenibilidad un elemento trasversal en los eventos que tengan lugar en Salamanca, se plantea la siguiente categorización de labores a realizar y decisiones a tomar y cómo, todas estas áreas pueden ser abordadas desde una perspectiva sostenible.

4.1 ÁREA DE TRABAJO: LUGAR DE CELEBRACIÓN

La elección del lugar o lugares donde se desarrollará el evento es una de las tareas de organización con mayor potencial de actuación en materia de sostenibilidad, ya que de dicha elección van a depender posteriormente cuestiones como la movilidad, accesibilidad, consumo de energía y agua, gestión de residuos, etc. Las instalaciones o recintos donde se celebra el evento son el eje central de toda la actividad y por lo tanto han de asumir los mayores retos en materia de sostenibilidad. Son, además, el lugar donde se concentra la mayor parte de la actividad y la más intensa, por lo que
se hace aún más necesario aplicar las medidas de sostenibilidad en todas y cada una de las acciones que en él se desarrollan.

Objetivos de sostenibilidad

  • Reducir el uso de energía en iluminación, climatización y transporte, así como el coste de la misma y las emisiones resultantes de gases de efecto invernadero.
  • Promover el uso de energía proveniente de fuentes renovables.
  • Reducir el consumo de agua, así como el posible impacto ambiental de las aguas residuales generadas durante la celebración del evento.
  • Reducir el consumo y la toxicidad de los materiales empleados.
  • Reducir la cantidad de residuos generados en las distintas fases del evento: montaje y desmontaje de instalaciones, catering, materiales promocionales entregados, etc. y promover una gestión eficaz de los residuos generados: recogida selectiva y tratamiento adecuado a cada uno de ellos.
  • Reducir el uso de sustancias tóxicas utilizadas en la limpieza y mantenimiento del lugar de celebración del evento.
  • Compensar las emisiones de GEIs derivadas del consumo energético en el lugar de celebración del evento.
  • Garantizar el acceso de todas las personas a todas las actividades del evento, procurando eliminar cualquier tipo de barrera física o sensorial que limite el acceso y disfrute del evento por parte de personas con alguna discapacidad.
  • Minimizar los impactos negativos que la celebración del evento pueda provocar en el municipio, como el ruido, el tráfico o una mayor suciedad, potenciando los impactos positivos del evento.
  • Procurar que el evento tenga un impacto económico positivo en el entorno para que contribuya a la riqueza y el empleo en el municipio y el entorno local.
  • Garantizar el cumplimiento de los derechos y obligaciones laborales.
  • Promover una cultura de respeto a la diversidad, garantizando la igualdad de oportunidades de todas las personas y la no discriminación.
  • Evitar cualquier tipo de incidente de seguridad, garantizando unas condiciones que permitan la correcta celebración (aforo, accesos, iluminación, señalización, etc.).
  • Proporcionar una correcta atención a las personas asistentes y/o participantes en el evento.

4.2 ÁREA DE TRABAJO: LUGAR DE ALOJAMIENTO

La selección de alojamientos se debe de realizar teniendo en cuenta el lugar donde se celebra el evento que, en muchos casos, puede incluso ser la misma (en el caso de que el hotel cuente con
instalaciones a tal efecto). La selección del alojamiento repercutirá en la distancia a recorrer por los participantes y ponentes hasta el lugar del evento y por tanto en el transporte y sus posibles impactos. Además, la gestión del alojamiento conlleva una serie de impactos ambientales asociados al consumo de agua y energía, así como el uso de productos potencialmente tóxicos para la limpieza, que hacen necesario dar preferencia a los alojamientos que cuenten con políticas ambientales, sistemas de gestión ambiental y/o planes de acción ambientales, incluyendo una comunicación con el personal y los huéspedes para fomentar su colaboración en esta materia.

Objetivos de sostenibilidad

  • Reducir el uso de energía en iluminación, climatización y transporte, así como el coste de la misma y las emisiones resultantes de gases de efecto invernadero.
  • Promover el uso de energía proveniente de fuentes renovables.
  • Reducir el consumo de agua, así como el posible impacto ambiental de las aguas residuales generadas por los huéspedes y el mantenimiento y la limpieza del alojamiento.
  • Reducir el uso de sustancias tóxicas utilizadas en la limpieza y mantenimiento del alojamiento.
  • Reducir el consumo y la toxicidad de los materiales empleados.
  • Reducir la cantidad de residuos generados derivados de los

4.3 ÁREA DE TRABAJO: MOVILIDAD Y TRANSPORTE

De manera genérica, uno de los principales impactos ambientales derivados de la celebración de un evento suele ser el causado por el transporte. La propia definición de evento, como suceso
importante y programado, de índole social, académica, artística, deportiva, etc., implica que en un espacio determinado se concentren personas y mercancías que han tenido que desplazarse a dicho lugar y que deberán desplazarse a su vez a sus orígenes una vez finalice el mismo. El transporte o la movilidad asociada a la celebración de un evento debe contemplarse desde distintos puntos de vista:

  • Viajes hacia y desde el lugar del evento: realizados por los asistentes y derivados del transporte de materiales y la logística.
  • Movilidad en el lugar de celebración del evento.
  • Infraestructuras de movilidad en el lugar del evento.
  • Gestión del tráfico en el lugar del evento.

Objetivos de sostenibilidad

  • Anticiparse a las necesidades de movilidad del evento a través de una adecuada planificación del transporte.
  • Reducir el número de desplazamientos necesarios y la distancia recorrida en los mismos.
  • Fomentar el uso de la bici y los desplazamientos a pie.
  • Fomentar el uso del transporte colectivo.
  • Reducir el uso del transporte motorizado.
  • Reducir los impactos de los desplazamientos motorizados.
  • Fomentar el uso de vehículos con una mejor eficiencia energética de los motores y menos emisiones contaminantes.
  • Compensar las emisiones de GEIs derivados de los desplazamientos de participantes, ponentes y materiales.
  • Garantizar el acceso de todas las personas a los distintos medios de transporte, seleccionando o recomendando aquellos que no dispongan de barreras de accesibilidad.
  • Minimizar los impactos negativos que la celebración del evento pueda provocar en el vecindario y el municipio, como el ruido, el tráfico o una mayor suciedad, potenciando los impactos positivos del evento.
  • Proporcionar una correcta atención a las personas asistentes y/o participantes en el evento, procurando su máximo grado de satisfacción en relación con las actividades desarrolladas en el evento.

4.4 ÁREA DE TRABAJO: MATERIAL DE COMUNICACIÓN/DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN

La mayoría de los eventos llevan asociado un consumo importante de materiales a lo largo de todas sus fases. Algunos de los más recurrentes y cuyo consumo suele ser desproporcionado son
el consumo de papel, cartón y plástico destinado a labores de información, promoción o difusión. En la era del 2.0 estas prácticas no solo están obsoletas, sino que presentan alternativas novedosas y eficaces que pueden ponerse en marcha en la organización de un evento. No obstante, y conscientes de que todavía queda un largo camino por recorrer hasta los eventos «0 papel», es importante tener en cuenta algunas medidas de sostenibilidad que se pueden aplicar en la elaboración de este tipo de materiales. Por otro lado, los eventos llevan asociados en muchas ocasiones la entrega de obsequios o materiales de promoción que representan una oportunidad excepcional para la puesta en valor y la difusión de los productos ecológicos o de Comercio Justo.

Objetivos de sostenibilidad

  • Reducir al máximo la cantidad de materiales utilizados en las labores de comunicación, difusión y promoción, reduciendo así el consumo de materia prima, agua y energía necesarios para su
    fabricación y transporte.
  • Fomentar el uso de papel, cartón y plástico reciclado y certificado.
  • Fomentar la reutilización de los materiales de difusión y promocionales en futuros eventos similares o en otros usos.
  • Reducir el uso de productos tóxicos en la elaboración de los materiales de comunicación, difusión y promoción.
  • Fomentar el ecodiseño de los materiales de comunicación, difusión y promoción.
  • Compensar las emisiones de GEIs derivadas del consumo de materiales de comunicación, difusión y promoción.
  • Garantizar el acceso de todas las personas a toda la información y elementos de comunicación del evento, procurando eliminar cualquier tipo de barrera sensorial que excluya a las personas con alguna discapacidad.
  • Promover una cultura de respeto de la diversidad y de no discriminación en los elementos de comunicación del evento, evitando el uso de un lenguaje o imágenes de tipo sexista.
  • Desarrollar y aplicar elementos de comunicación innovadores relacionados con el evento, que proporcionen un impacto positivo en el entorno y sean replicables en eventos similares.

4.5 ÁREA DE TRABAJO: SERVICIOS DE RESTAURACIÓN, CATERING Y AVITUALLAMIENTO

La elección de un servicio de catering o restauración adecuado es esencial, tanto por la elección de unos productos o servicios que cuenten con ciertos criterios que ayuden a minimizar los impactos ambientales y sociales, como por servir como elemento de visibilidad de la sostenibilidad de nuestro evento. Además, fomentar el consumo de productos locales implica una disminución de las emisiones asociadas al transporte de los alimentos y el consumo de alimentos de origen ecológico implica un compromiso con el proceso de producción, evitando el uso de fertilizantes, pesticidas y herbicidas y, por tanto, evitando el uso de sustancias contaminantes que afectan a la calidad del aire, agua y a la del usuario final que no puede evitar la ingesta de sustancias tóxicas que se acumulan en su organismo. Los impactos a considerar dentro de esta área de trabajo son:

  • Impactos derivados de los procesos de producción de los alimentos.
  • Generación de residuos (sobre todo de envases y embalajes y orgánicos), sin una gestión adecuada de los mismos.
  • Alto consumo de agua y energía en los centros de elaboración y preparación de los alimentos.
  • Consumo de combustibles y emisiones de gases contaminantes por el transporte de los alimentos hasta los lugares de celebración del evento.

Objetivos de sostenibilidad

  • Conocer y ajustar correctamente el servicio de catering contratado a las necesidades reales.
  • Procurar que los servicios de restauración ofrezcan y promuevan los productos de consumo responsable, como son los productos locales, productos de temporada de cultivo ecológico o de
    Comercio Justo.
  • Minimizar la generación de residuos, fundamentalmente de las fracciones de residuos de envase y embalaje, y favorecer una adecuada separación en origen y una gestión final avanzada.
  • Disminuir los residuos generados por el uso de la vajilla, cubertería y mantelería.
  • Garantizar el acceso y disfrute de todas las personas a los servicios de restauración del evento, procurando eliminar cualquier tipo de barrera física o sensorial.
  • Fomentar el desarrollo local y sostenible a través de la contratación de empresas locales en los servicios de restauración, contribuyendo a la riqueza y el empleo en el municipio y el entorno local.

4.6 ÁREA DE TRABAJO: PROVEEDORES Y EMPRESAS CONTRATADAS

Los aspectos de sostenibilidad se pueden hacer extensivos a los proveedores y empresas contratadas de productos y servicios para el evento. La extensión de los compromisos a través de las relaciones comerciales hace referencia a la inclusión, además de los clásicos parámetros de calidad y precio, de parámetros ambientales y sociales en el proceso de homologación de proveedores y subcontratistas, haciendo así extensivo el compromiso de sostenibilidad de la organización contratante. Para extender la sostenibilidad a los proveedores y empresas contratadas, en su identificación, evaluación y selección se tendrá en consideración su actuación en relación a criterios ambientales y sociales. Además, otro de los criterios a considerar, en caso de ser posible, es la proximidad al territorio donde se celebra el evento. La priorización, siempre que la legislación lo permita, de empresas proveedoras y contratadas locales, con el entendimiento de que algunos bienes y servicios no están disponibles localmente, permite una contribución económica muy cercana a la comunidad donde se opera, la ciudad y sus alrededores, además de minimizar el impacto ambiental debido al transporte.

Objetivos de sostenibilidad

  • Extender los compromisos de sostenibilidad a los proveedores del evento.
  • Garantizar el cumplimiento de los requisitos básicos de los proveedores en cuestiones de sostenibilidad.
  • Contribuir al aumento en el mercado de productos ecológicos, de producción local y de Comercio Justo.

4.7 ÁREA DE TRABAJO: PROGRAMAS DE OCIO/ENTRETENIMIENTO COMPLEMENTARIO

Se trata del conjunto de actividades paralelas al propio evento con el fin de prestar atención a ponentes y/o participantes. Estas actividades se suelen organizar en el municipio o zonas cercanas a la celebración del evento. Algunos ejemplos comunes son las visitas guiadas, catas de productos típicos de la región, comidas populares, disfrute de otros actos que se estén celebrando en el entorno, etc. En el caso de Salamanca, suponen una gran oportunidad para dar a conocer elementos de la infraestructura verde urbana y la riqueza patrimonial de la ciudad.

Objetivos de sostenibilidad

  • Extender los compromisos de sostenibilidad a las actividades complementarias.
  • Promocionar el patrimonio cultural y arquitectónico de la ciudad.

 

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